Welche Aufbewahrungspflichten gelten für Online-Händler?

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Auch für Online-Händler gelten die allgemeinen Aufbewahrungspflichten. Oft herrscht Unsicherheit darüber, welche Unterlagen in welcher Form und wie lange aufzubewahren sind. Das Wichtigste haben wir für Sie in unserem Tipp der Woche zusammengefasst.

Die Aufbewahrungspflichten sind im Wesentlichen - aber nicht abschließend - in  § 147 Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Aufbewahrungspflichtig sind danach unter anderem Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege.

Im Zusammenhang mit dem Online-Versandhandel sind vor allem die Handels- bzw. Geschäftsbriefe und Buchungsbelege von Bedeutung, und zwar unabhängig von ihrer Form. Erfasst werden

  • Papierdokumente. z.B. Briefe und Faxe,
  • elektronische Nachrichten, z.B. E-Mails oder Nachrichten über ein Online-Kontaktformular sowie
  • Listen und Protokolle im Rahmen eines EDV-Systems.

Buchungsbelege

Unter Buchungsbelegen werden alle Unterlagen erfasst, die einzelne Geschäftsvorfälle dokumentieren. Den Buchungsbeleg für die Zahlung des Kaufpreises bei einer Online-Bestellung stellt die Rechnung dar. Eine Kopie hiervon unterliegt der Aufbewahrung und zwar unabhängig davon, ob sie elektronisch oder auf Papier erteilt und übermittelt wird (§ 14b Abs. 1 UstG).

Geschäfts- bzw. Handelsbriefe

Jede Korrespondenz, die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung und Rückabwicklung eines Geschäfts dient, gilt als Handels- bzw. Geschäftsbrief. Aufbewahrungspflichtig sind sowohl die empfangenen als auch Wiedergaben der abgesandten Briefe. Dazu zählen unter anderem:

  • die Wiedergabe der Eingangsbestätigung (§ 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 BGB) und gegebenenfalls der Auftragsbestätigung. Diese geben Auskunft über den Gegenstand (Leistung und Gegenleistung) des Kaufvertrags.
  • die Kopie des Lieferscheins  und des Frachtbriefes nach § 407 HGB, falls solche der Warensendung beigefügt werden,
  • die Wiedergabe der Versandanzeigen. Sie enthalten Informationen über die Durchführung des Vertrags (z.B. Auskunft über die versendeten Waren).
  • Schreiben, die die Vertragsabwicklung betreffen (z.B. Mahnungen, Reklamationsschreiben, eingehende Widerrufserklärungen des Kunden).

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Wann besteht keine Aufbewahrungspflicht?

Nicht jede Bestellung des Kunden führt zum Abschluss eines Vertrages. So ist es denkbar, dass Sie die Annahme seiner Bestellung wegen mangelnder Bonität ablehnen oder der Kunde seine Bestellung widerruft, noch bevor Sie die Annahme erklärt haben. In diesem Fall besteht keine Aufbewahrungspflicht für die entstandenen Unterlagen.

Ebenfalls nicht aufzubewahren sind Nachrichten mit einem reinen Werbecharakter wie z.B. ein Newsletter. Das Gleiche gilt für Unterlagen ohne Bezug zu einem konkreten Handelsgeschäft oder ohne Bedeutung für die Besteuerung. Ein Beispiel hierfür ist die Dokumentierung der Eröffnung eines Kundenkontos.

Wie und für welchen Zeitraum sind die Unterlagen aufzubewahren?

Buchungsbelege sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungspflicht für Handels- und Geschäftsbriefe beträgt 6 Jahre. Solche Briefe können jedoch gleichzeitig externe Buchungsbelege (z.B. Rechnungen) darstellen. In diesen Fällen ist die zehnjährige Aufbewahrungsfrist zu beachten.

Die Unterlagen sind so aufzubewahren, dass sie während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben.

Wenn Sie Papierunterlagen im Original aufbewahren, müssen Sie sicherstellen, dass die Schrift nicht verblasst und die Dokumente z.B. vor Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt sind.

Eine Aufbewahrung im Original ist jedoch für Rechnungen und Handels- und Geschäftsbriefe nicht zwingend. Die bildliche Wiedergabe z.B. in Form einer gescannten Kopie reicht aus, d.h. die Wiedergabe muss bildlich mit dem Original übereinstimmen. Wenn diese bereits digital erstellt worden sind, muss ihren Inhalt maschinell ausgewertet werden können. 

Es reicht also nicht aus, eine digital erstellte Rechnung auszudrucken und den Ausdruck dann aufzubewahren.

Unser Tipp

Handels- und Geschäftsbriefe bzw. Buchungsbelege erstellen Online-Händler in der Regel digital. Diese bereits im Original zu speichern ist wenig aufwändig. Aber auch im Zusammenhang mit Papierunterlagen empfiehlt es sich, auf eine elektronische Archivierung umzustellen, wo es zulässig ist. Diese ist vor allem kostengünstig, da keine Lagerkosten anfallen, und effektiv, da die benötigte Dokumente schnell auffindbar sind.

Über die Autorin

autor_tanya_stariradeffTanya Stariradeff ist Rechtsanwältin und Legal Consultant bei Trusted Shops. Sie studierte Rechtswissenschaft an der Universität Bonn mit den Schwerpunkten Wirtschaft und Wettbewerb. Nach der ersten juristischen Prüfung vor dem OLG Köln folgten Stationen bei CMS Hasche Sigle und eBay und das zweite Staatsexamen. Tanya veröffentlicht in verschiedenen juristischen Zeitschriften zu rechtlichen Problemen des Onlinehandels. Seit Mai 2008 ist sie Mitarbeiterin der Rechtsabteilung der Trusted Shops.

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